34 verdächtige Mails

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Eine Südtiroler Firma wird wegen missbräuchlicher Verwendung von E-Mails eines Ex-Vertreters von der Datenschutzbehörde zu einer Strafe von 80.000 Euro verurteilt.

Das Vertragsverhältnis zwischen der Südtiroler Firma und einem freiberuflichen Vertreter (Handelsagent) endete im Februar 2021. Auch deshalb, weil das Unternehmen diesen verdächtigte, während seiner Tätigkeit Firmengeheimnisse verraten zu haben.

Im Dezember 2021 machte der Vertreter eine Anzeige bei der nationalen Datenschutzbehörde, in der er eine missbräuchliche Verwendung von 34 Mail aus seinem E-Mail-Account bei der Firma bemängelte.

Die Datenschutzbehörde hat, wie erst nun bekannt wurde, die Südtiroler Firma im vergangenen Jahr zur Zahlung einer Strafe von 80.000 Euro wegen Verletzung mehrerer Datenschutzbestimmungen verurteilt.

Warum? Die Entscheidung der Behörde wird von Experten als richtungsweisend für den Umgang von Unternehmen mit den E-Mail-Account ihres Personals im Firmenserver angesehen. Insbesondere dann, wenn das Arbeitsverhältnis – so wie im Falle des Vertreters – beendet wurde.

Einige E-Mails aus dessen Account landeten später nämlich in den Akten für einen Zivilprozess am Landesgericht Venedig, das die Südtiroler Firma gegen diesen und andere Vertreter angestrengt hatte. Sie warf ihnen vor, während ihrer Tätigkeit Firmengeheimnisse weitergegeben zu haben.

Im Verfahren vor der Datenschutzbehörde zeigte sich, dass das Unternehmen zu diesem Zweck eine Spezialfirma für Forensik beauftragt hatte, über das Programm MailStore eine Kopie des E-Mail-Accounts des Vertreters zu erstellen. Weiters fand man heraus, dass die Mails routinemäßig für drei Jahre nach Beendigung der Arbeitsverhältnisse gespeichert wurden. Dies, um die Kontinuität der Arbeitstätigkeit zu garantieren, wie sich das Südtiroler Unternehmen im Verfahren verteidigte.

Beide Praktiken widersprechen laut Urteilsbegründung den Datenschutzbestimmungen, insbesondere was die lange Konservierung des Daten-Backups betrifft. Auch sei das Programm MailStore dafür zweckentfremdet worden, sein Zweck sei nämlich die Sicherheit des Systems und nicht das Ausspionieren von Ex-Mitarbeitern.